Privacybeleid

Privacybeleid Solid Performance

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van onze website, het aanvragen of plannen van een Pijncheck, contact via formulieren, e-mail of WhatsApp, deelname aan een traject, communicatie met Solid Performance, betalingen, reviews, marketingcommunicatie en overige diensten van Solid Performance.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en de centrale dienstverlening van Solid Performance is:

Solid Performance Franchise B.V.
Spieringweg 700
2142 ED Cruquius
Nederland
KvK-nummer: 97531588
E-mail: info@solidperformance.nl

Voor privacyvragen, verzoeken of klachten kun je contact opnemen via info@solidperformance.nl.

Wanneer je een Pijncheck of traject volgt bij een franchiselocatie, kunnen ook de betreffende franchisenemer en/of locatie betrokken zijn bij de verwerking van jouw persoonsgegevens. In dat geval worden jouw gegevens gedeeld met de locatie die nodig is om jouw afspraak, begeleiding of traject uit te voeren.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij kunnen verschillende soorten persoonsgegevens verwerken, afhankelijk van hoe je contact met ons hebt en welke diensten je gebruikt.

Contactgegevens en identificatiegegevens

Wij kunnen onder andere de volgende gegevens verwerken: naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, voorkeurslocatie, gekozen afspraakmoment, communicatievoorkeuren, gegevens die je zelf invult in formulieren en gegevens die je aan ons verstrekt via e-mail, telefoon, WhatsApp of andere communicatiekanalen.

Gegevens rondom Pijncheck, intake en traject

Wanneer je een Pijncheck aanvraagt, een intakeformulier invult of een traject volgt, kunnen wij ook gegevens verwerken die te maken hebben met jouw klacht of hulpvraag. Denk aan klachtomschrijving, pijnlocatie, duur van de klacht, beperkingen in beweging of dagelijks functioneren, eerdere behandelingen, relevante medische voorgeschiedenis, informatie over scans, onderzoeken of diagnoses die je zelf met ons deelt, informatie over je voortgang, behandelnotities, afspraken, evaluaties, resultaten en adviezen.

Deze gegevens kunnen gezondheidsgegevens zijn. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken deze gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de Pijncheck, begeleiding, uitvoering van de overeenkomst, goede dossiervorming, kwaliteitsbewaking of wanneer je deze gegevens zelf aan ons verstrekt met het doel om jouw situatie te kunnen beoordelen.

Betalings- en factuurgegevens

Voor betalingen en administratie kunnen wij factuurgegevens, betaalstatus, bankrekeningnummer of IBAN wanneer relevant, betaalmethode, transactiegegevens en administratieve gegevens verwerken die nodig zijn voor onze boekhouding en wettelijke verplichtingen.

Website-, cookie- en marketinggegevens

Wanneer je onze website bezoekt of interactie hebt met onze online communicatie, kunnen wij gegevens verwerken zoals IP-adres, cookie-ID’s, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina’s, klikgedrag, herkomstbron, advertentiecampagnegegevens, interacties met formulieren, voorkeuren, analyticsgegevens en gegevens over nieuwsbriefinschrijving of uitschrijving.

Communicatiegegevens

Wanneer je contact met ons opneemt, kunnen wij de inhoud van communicatie verwerken. Dit kan gaan om e-mails, WhatsApp-berichten, contactformulierberichten, notities van telefoongesprekken, afspraken, vragen, klachten of andere correspondentie.

Gegevens van leveranciers, partners, sollicitanten en franchise-interesse

Als je leverancier, zakelijke partner, sollicitant of geïnteresseerde franchisenemer bent, kunnen wij gegevens verwerken zoals naam, contactgegevens, bedrijfsgegevens, functie, correspondentie, gespreksnotities, documenten, cv’s, financiële of zakelijke informatie en andere gegevens die nodig zijn voor de zakelijke relatie of beoordeling.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen.

• Aanvragen, plannen en uitvoeren van de Pijncheck.
• Uitvoering van trajecten en begeleiding.
• Contact, klantenservice, afspraakcommunicatie en praktische opvolging.
• Administratie, betalingen, facturatie en fiscale verplichtingen.
• Verbetering van onze website, dienstverlening, processen en communicatie.
• Marketing, nieuwsbrieven, relevante informatie en online advertenties.
• Website-analyse, campagnemeting en remarketing.
• Gebruik van openbare reviews en ervaringen in communicatie-uitingen.
• Veiligheid, misbruikpreventie en juridische verplichtingen.

4. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een grondslag bestaat onder de AVG. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer je een Pijncheck plant, een traject volgt of een dienst afneemt.
• Toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde formulieren, nieuwsbrieven, marketingcookies, tracking of het verwerken van gegevens die je vrijwillig verstrekt.
• Wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor fiscale administratie en bewaarplichten.
• Gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor klantcontact, interne analyse, verbetering van dienstverlening, beveiliging, beperkte marketing richting bestaande relaties of het gebruiken van openbare reviews op zorgvuldige wijze.

Gezondheidsgegevens verwerken wij alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de Pijncheck, begeleiding, trajectuitvoering of dossiervorming, en wanneer daarvoor een geldige grondslag en uitzondering onder de AVG bestaat. Omdat gezondheidsgegevens extra gevoelig zijn, beperken wij de toegang tot deze gegevens zoveel mogelijk tot personen en systemen die deze gegevens nodig hebben.

6. Minderjarigen

Onze dienstverlening is in principe gericht op volwassenen. Wanneer wij persoonsgegevens van minderjarigen verwerken, doen wij dit alleen wanneer dat passend is voor de dienstverlening en wanneer de benodigde toestemming of betrokkenheid van ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s) aanwezig is.

Als je vermoedt dat wij zonder geldige toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verwerkt, neem dan contact op via info@solidperformance.nl.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering, wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde belangen.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met franchisenemers en Solid Performance-locaties die betrokken zijn bij jouw Pijncheck, afspraak of traject, medewerkers en behandelaars die toegang nodig hebben voor hun werkzaamheden, boekhoudkundige en administratieve dienstverleners, betaalproviders, softwareleveranciers, hostingpartijen, CRM- en bookingsystemen, communicatieplatformen, marketing- en analyticsplatformen, IT- en integratiepartners, juridisch of financieel adviseurs en overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wij gebruiken onder andere systemen en dienstverleners zoals HubSpot, Virtuagym, Google Workspace, WhatsApp Business, Mollie, Meta, Google, LinkedIn, Replit en ChatGPT/OpenAI. Deze lijst kan wijzigen wanneer onze bedrijfsvoering of software verandert.

Wanneer wij dienstverleners inschakelen die persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking van gegevens.

8. Gebruik van AI-tools, waaronder ChatGPT

Solid Performance kan AI-tools gebruiken om interne processen, communicatie, analyse, administratie, contentontwikkeling of klantenservice te ondersteunen. Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor het betreffende doel.

Wij streven ernaar om gegevens in AI-tools zoveel mogelijk te beperken, te pseudonimiseren of te anonimiseren wanneer volledige identificatie niet nodig is. Gezondheidsgegevens worden niet zonder noodzaak in AI-tools verwerkt.

AI-tools worden niet gebruikt om volledig geautomatiseerde besluiten te nemen die juridische gevolgen voor je hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

9. WhatsApp en communicatiekanalen

Wij kunnen WhatsApp Business gebruiken voor klantcontact, vragen, afspraakcommunicatie, serviceberichten en praktische opvolging. Wanneer je via WhatsApp contact met ons opneemt, verwerken wij je telefoonnummer, berichtinhoud en relevante communicatiegegevens.

Let op: WhatsApp is een dienst van Meta. Op het gebruik van WhatsApp kunnen ook de voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp/Meta van toepassing zijn.

Deel via WhatsApp bij voorkeur geen zeer gevoelige informatie als dat niet nodig is. Voor inhoudelijke of privacygevoelige gegevens kunnen wij je vragen een ander kanaal te gebruiken.

10. Cookies, tracking en online marketing

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Sommige cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Andere cookies gebruiken wij voor statistiek, personalisatie, marketing, remarketing en advertentiemeting.

Wij gebruiken onder andere Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, Meta Conversions API, HubSpot tracking en LinkedIn Insight Tag. Hotjar gebruiken wij niet.

Voor cookies en tracking die niet strikt noodzakelijk zijn, vragen wij waar nodig toestemming via onze cookie-instellingen. Je kunt je cookievoorkeuren aanpassen of cookies verwijderen via je browserinstellingen.

Gegevens uit tracking en advertenties gebruiken wij om onze website en campagnes te verbeteren, relevante advertenties te tonen en resultaten van marketing te meten. Wij proberen hierbij geen gevoelige gezondheidsinformatie te gebruiken voor advertentiedoeleinden.

11. Nieuwsbrieven en marketingberichten

Wij kunnen je e-mails, nieuwsbrieven of andere marketingberichten sturen wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer er sprake is van een bestaande klant- of leadrelatie en wij een gerechtvaardigd belang hebben om relevante informatie te sturen.

Je kunt je altijd uitschrijven via de afmeldlink in de e-mail of door contact op te nemen via info@solidperformance.nl.

12. Betalingen

Voor betalingen kunnen wij gebruikmaken van betaalproviders zoals Mollie en van administratieve systemen voor facturatie en boekhouding. Wij verwerken alleen betaalgegevens die nodig zijn om betalingen te verwerken, facturen op te stellen, administratie bij te houden en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

13. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige softwareleveranciers of dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Wanneer dat gebeurt, treffen wij waar mogelijk passende waarborgen, zoals contractuele afspraken, verwerkersovereenkomsten, standaardcontractbepalingen of andere geldige mechanismen voor internationale doorgifte.

14. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

• Lead- en Pijncheck-aanvragen bewaren wij maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment, tenzij je klant wordt of er een andere reden is om gegevens langer te bewaren.
• Cliënt-, intake-, Pijncheck- en trajectgegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor begeleiding, kwaliteit, administratie, juridische verantwoording en eventuele vervolgvragen.
• Factuur- en administratiegegevens bewaren wij 7 jaar vanwege fiscale verplichtingen.
• Marketingtoestemming bewaren wij totdat je je toestemming intrekt of je je uitschrijft.
• Sollicitatiegegevens bewaren wij maximaal 4 weken na afronding van de procedure, tenzij je toestemming geeft om gegevens langer te bewaren.
• Gegevens van leveranciers en zakelijke relaties bewaren wij zolang dat nodig is voor de zakelijke relatie, administratie en wettelijke verplichtingen.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze waar mogelijk.

15. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Denk aan toegangsbeperking, beveiligde accounts, wachtwoordbeheer, autorisaties, beveiligde software, verwerkersafspraken, interne instructies en het beperken van toegang tot personen die gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Omdat geen enkel systeem volledig risicovrij is, kunnen wij absolute beveiliging niet garanderen. Wij doen wel wat redelijkerwijs van ons verwacht mag worden om je gegevens zorgvuldig te beschermen.

17. Klacht indienen

Als je vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op via info@solidperformance.nl. Dan proberen wij samen tot een oplossing te komen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen, wetgeving of werkwijze verandert. De meest actuele versie staat altijd op onze website.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij je actief informeren, bijvoorbeeld via de website of per e-mail wanneer dat passend is.

19. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met:

Solid Performance Franchise B.V.
Spieringweg 700
2142 ED Cruquius
KvK-nummer: 97531588
E-mail: info@solidperformance.nl